Groene ‘voordelen uit uw document lifecycle

In tegenstelling tot veel projecties, zijn papieren documenten niet weg. Integendeel, een nieuwe generatie van technologieën – gecentreerd op het vastleggen van documenten en routing – gestaag opkomende organisaties in staat stellen om drastisch verminderen van het gebruik van papier, terwijl het verhogen van de productiviteit, het versnellen van bedrijfsprocessen, het verbeteren van de naleving van de wettelijke eisen, en het versterken van zowel de ramp herstel en ‘groene “business initiatieven.

De technologie, Document vastleggen en routing technologie is een efficiënte, flexibele manier om vast te leggen, te transformeren, en beweeg papieren en elektronische documenten uit een verscheidenheid aan mensen, plaatsen en formats. Het begint met de vertrouwde, eenvoudige en alomtegenwoordige netwerk multifunctioneel randapparaat (MFP) – het nieuwe ras kopieermachine – en biedt “any-to-many ‘middel van scannen en verspreiden van elektronische versies van papieren documenten naar meerdere bestemmingen in meerdere formats.

Bijvoorbeeld, op het eenvoudigste niveau, een kenniswerker kan een ondertekend papieren contract aan de MFP te nemen, en scan het in een digitale versie van dat contract. Het document handling applicatie bekeerlingen die scannen naar een Word-document of tekst doorzoekbare PDF-bestanden en e-mails het resulterende bestand terug naar favoriete bestemming van de werknemer (bijv. Netwerkmap, e-mail inbox, faxnummer).

De kracht van document capture en routing wordt nog duidelijker wanneer een team van mensen die werken aan een specifieke klant of project. Alle inhoud met betrekking tot deze kwestie kan worden opgevangen door de MFP, verzameld en samengevoegd tot één centrale en beveiligde document management systeem dat gemakkelijk kunt verspreide teams om informatie te delen en samen te werken. Dit elimineert de noodzaak om meerdere kopieën te maken (met de bijbehorende veiligheidsrisico’s), vermindert de koeriers- en verzendkosten, snijdt het gebruik van de printer verbruiksartikelen zoals inkt of toner, en verhoogt de toegankelijkheid van informatie in de hele organisatie.

Drie belangrijke elementen; Voor ondernemingen overweegt document capture of scannen, de MFP is de kern opname-apparaat, omdat deze nieuwe rassen van copier-klasse en printer-class MFP’s hebben de juiste mix van feature-rijke verfijning, bruikbaarheid en kosteneffectiviteit te ondersteunen brede implementatie.

De MFP’s moet worden aangesloten op een op software gebaseerde infrastructuur op het netwerk om post-capture documentverwerking (bijv. Conversie en compressie) en routing mogelijk te maken. In het ideale geval een document routing oplossing belichaamt een drie belangrijke elementen, bestaande uit

Het optimaliseren van IT; De mogelijkheid om efficiënt en effectief omgaan met enorme hoeveelheden documenten over verschillende regio’s met verspreide groepen van virtuele gebruikers vereist een aantal overwegingen en best practices die elke IT-afdeling kan initiëren

Vooral de onderneming een drastische vermindering van het verbruik van papier, toner / inkt en vloeroppervlakte ervaren door het bewegen van stukken elektronische systemen. Deze verlaging van de kostbare middelen en verspillende gewoonten zijn gemakkelijk adoptable met deze technologie en de voordelen te stroomlijnen toekomstige initiatieven. Door te kiezen voor groene motieven, ondernemingen bereiken solide ROI en een grotere efficiëntie.

biografie, een 20-jarige veteraan van de software en hardware-industrie, Thaddeus Bouchard is chief technology officer van Omtool. Hij brengt de ontwikkeling van uitgebreide systemen en informatie management expertise samen met een rijkdom van de project-management ervaring. Bouchard trad Omtool in 1998 als directeur van product management en steeg tot vice-president van producten in 1999. Voorheen Bouchard was oprichter en CEO van NetValu Corp., een web-based leverancier van technologie en diensten voor het profileren van de belangen van de internetgebruikers.

Windows 10 tip: Maak een perfecte achtergrond voor uw bureaublad of lock-scherm

nieuw business model van Microsoft voor Windows 10: betalen om te spelen

Kon de toekomst van Android Windows?

Windows 10 tip: het oplossen van netwerkproblemen met een one-click reset

De MFP Hardware Platform – Dit omvat het apparaat system-level software en netwerk-aansluiting; Document Handling Middleware Application – Deze software platform centraal controleert en beheert alle van het document conversie, compressie, routing, auditing, en nog veel meer.. Deze laag fungeert als een “many-to-many ‘hub, het ondersteunen van n-apparaten en n bestemmingen; bestemmingen – Dit zijn de ontvangers van een document of het om een ​​netwerkprinter of map, e-mail, fax, of een meer verfijnd. document / content management systeem.

Beheersbaarheid – De architectuur moet gecentraliseerd beheer te steunen terwijl waardoor decentrale document capture. Vanuit administratief oogpunt, moet de juiste oplossing van alle voordelen van management tools, zoals Microsoft Windows event logs, prestaties monitoren en Windows consoles nemen. Dit stelt een organisatie zonder toezicht, weinig onderhoud te configureren en te ontvangen uitzondering meldingen;. Betrouwbaarheid -Er is geen tolerantie voor de toepassing storing die duizenden werknemers niet in staat om te printen, faxen kon verlaten, of scannen. Er moet ingebouwde failover dus als het primaire systeem uitvalt, een secundaire server overneemt. Een SQL-gebaseerde berichtenwachtrij werken met een betrouwbare database management systeem moet de huidige stand van de werkgelegenheid in SQL-tabellen op te slaan, dus als zich een probleem voordoet, kan het snel teruggaan naar de laatst bekende status en het proces opnieuw te starten;. Schaalbaarheid – Component-gebaseerde architecturen kunnen IT om gewoon aansluiten op andere knooppunten om de capaciteit en de capaciteit te vergroten – zonder kosten. Virtuele machines (VM’s) zijn ook steeds populairder op hun vermogen om de efficiëntie, kosten-control, en on-demand schaalbaarheid te brengen;. Veiligheid – Vanuit een technisch en perspectief van de gebruiker, een audit trail laat de organisatie spoor wie deed wat, wanneer, waar en met welke documenten. Best practices zoals encryptie, firewalls en andere veiligheidsmaatregelen zijn essentiële elementen van enterprise document management als goed; Flexibiliteit – Veel organisaties hebben unieke IT-omgevingen en toepassingen.. . – Een minder-managed, minder betrouwbaar systeem is onvermijdelijk duurder kosteneffectiviteit; De aanvraag / platform moet flexibel en aanpasbaar aan dergelijke omgevingen, nu en in de toekomst te ondersteunen. Een systeem dat een redelijke ROI biedt, is haalbaar met goed ontworpen en geprijsd document capture en handling oplossingen van vandaag,. Controle – Door te eisen dat authenticatie op de MFP kunnen bedrijven role-beperken de toegang tot functies en de gebruiker te verbeteren. Zo kan Joe-color kopiëren of kleur-functies voor het afdrukken en verzenden over lange afstand faxen, maar Bob kan niet. Dit maakt ook chargeback kosten-herstel. Een bedrijf kan bepaalde gebruikers toe te laten scannen om hun eigen e-mail adres. Anderen zouden worden toegestaan ​​om te scannen naar Microsoft SharePoint of EMC Documentum of scannen naar meerdere distributies en bestemmingen.

Windows 10, Windows 10 tip: Maak een perfecte achtergrond voor uw desktop of lock screen, Enterprise Software, nieuwe business model van Microsoft voor Windows 10: betalen om te spelen, Microsoft, Kan de toekomst van Android Windows, Windows 10, Windows 10 tip : netwerkproblemen oplossen met een one-click reset